a.
Surat Masuk : Surat datang dibaca oleh
agendaris, diberi dan diisi kolom – kolom lembar disposisi, kemudian surat
dinaikkan ke Kepala kantor, setelah itu surat turun lagi ke agendaris diberi
dan diisi kolom – kolom kartu kendalinya
kemudian kartu kendali warna kuning dan merah menempel pada surat yang
warna putih ditata berdasarkan kode,kemudian surat didistribusikan
agendaris kepada Ka Sub. Bag TU dan para
kasi untuk ditindaklanjuti dengan memaraf kartu kendali warna kuning,kartu kendali
warna kuning diambil agendaris untuk ditata berdasarakan unit pengolah
sedangkan yang warna merah tetap menempel di surat.Setelah surat ditindak
lanjuti oleh Ka Sub.Bag. TU dan para kasi surat kembali ke agendaris untuk
ditata di Filling Kabinet berdasarkan kode klasifikasi surat.
b.
Surat Keluar : Surat dikonsep kemudian diketik
setelah itu diprint rangkap 2 kemudian diberi stempel pengendali surat dan
diparaf oleh pencipta surat kemudian dinaikan ke atasan untuk ditanda tangani
kemudian turun ke agendaris untuk diberi nomor sesuai dengan nomor urut yang
terdapat dikartu kendali keluar,kartu kendali warna merah menempel pada arsip
surat yang warna putih ditata berdasarkan kode surat dan yang warna kuning
ditata berdasarkan unit pengolahnya.
2.
Penataan Berkas :
Penataan berkas di Kantor Arsip Daerah
Kab.Jepara untuk surat masuk dan surat keluar menjadi satu, penataan berkasnya
berdasarkan kode klasifikasi surat masuk maupun surat keluar dengan menggunakan
sekat dan folder.
3.
Penataan Arsip In aktif ;
Arsip diseleksi dipilah antara arsip dan non arsip, didiskripsi
dilembar diskripsi arsip, kemudian di JRA, dibungkus setelah itu dimanufer
arsip dan fisisnya, setelah itu penomoran definitif dan memasukan arsip ke
dalam bok arsip.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar